Kanzlei-Einstellungen

Hier pflegen Sie die Stammdaten Ihrer Kanzlei, die auf Rechnungen und Dokumenten erscheinen.

Grunddaten

Feld	Beschreibung
Kanzleiname	Offizieller Name (z.B. "Rechtsanwälte Müller & Partner")
Adresse	Vollständige Anschrift für Rechnungen
Telefon / Fax	Kontaktdaten für den Briefkopf
E-Mail	Offizielle Kanzlei-E-Mail
Website	Internetadresse der Kanzlei
Logo	Kanzlei-Logo für Rechnungen und PDFs

Aktenzeichen-Format

Legen Sie fest, wie neue Aktenzeichen generiert werden:

• JJJJ/NNNN - Standard (z.B. 2024/0001)
• PREFIX-JJJJ/NNNN - Mit Kürzel (z.B. RA-2024/0001)
• NNNN/JJ - Laufend mit Jahr (z.B. 0001/24)

Benutzer-Einstellungen

Jeder Benutzer kann seine persönlichen Einstellungen anpassen.

Rechnungs-Einstellungen

Konfigurieren Sie Ihre Rechnungsvorlagen und Standardwerte.

Nummernkreise

KanzleiSimple verwendet separate Nummernkreise für verschiedene Dokumenttypen:

Rechnungsnummern

Einstellung	Beschreibung	Beispiel
Format	Schema für Rechnungsnummern	RE-JJJJ-NNNN → RE-2025-0042
Startnummer	Erste Rechnungsnummer	1 oder 1001
Jahresreset	Zähler am Jahresanfang zurücksetzen	Ja/Nein

Storno-Rechnungsnummern

Storno-Rechnungen erhalten automatisch das Präfix ST- vor dem Jahr:

Typ	Format	Beispiel
Normale Rechnung	JJJJ-NNNN	2025-0042
Storno-Rechnung	ST-JJJJ-NNNN	ST-2025-0042

Der Storno-Nummernkreis ist unabhängig vom normalen Rechnungsnummernkreis und zählt separat.

Mandantennummern

Jeder Mandant erhält automatisch eine eindeutige Nummer:

Einstellung	Beschreibung	Beispiel
Format	Schema für Mandantennummern	M-NNNNNN → M-000042
Startnummer	Erste Mandantennummer	1 oder 10000

Bankverbindung

Backup & Daten

Sichern Sie Ihre Daten und verwalten Sie den Speicher.

Automatische Backups

• Tägliche Sicherung - Automatisch um 03:00 Uhr
• 30 Tage aufbewahrt - Ältere werden automatisch gelöscht
• Manuelles Backup - Jederzeit im Backup-Bereich erstellen

Datenexport

Exportieren Sie Ihre Daten im CSV- oder JSON-Format:

Exportart	Enthält
Mandanten-Export	Alle Mandanten mit Kontaktdaten
Akten-Export	Akten mit Metadaten (ohne Dokumente)
Rechnungen-Export	Rechnungsliste mit Beträgen und Status
Zeiteinträge-Export	Alle erfassten Zeiten nach Zeitraum

Briefvorlagen & Entwürfe

Erstellen Sie professionelle Briefe mit Textbausteinen und nutzen Sie die automatische Speicherung für Entwürfe.

Textbausteine verwalten

Textbausteine sind wiederverwendbare Textblöcke für Ihre Briefe. Sie sind nach Kategorien organisiert:

Kategorie	Verwendung	Beispiel
Anrede	Begrüßung am Briefanfang	„Sehr geehrte Damen und Herren,"
Einleitung	Einleitende Sätze	„Bezugnehmend auf unser Telefonat..."
Textbaustein	Haupttext-Abschnitte	Standardformulierungen, Rechtsbelehrungen
Grußformel	Abschließende Grüße	„Mit freundlichen Grüßen"
Signatur	Unterschriftenblock	Name, Titel, Kontaktdaten
Fußzeile	Fußbereich des Briefs	Kanzleidaten, Bankverbindung
Rechtlicher Hinweis	Standardklauseln	Datenschutzhinweis, Vertraulichkeit

Platzhalter verwenden

In Textbausteinen können Sie Platzhalter verwenden, die automatisch ersetzt werden:

• {anrede} - Persönliche Anrede des Mandanten
• {name} - Vollständiger Name des Mandanten
• {aktenzeichen} - Aktenzeichen des Falls
• {datum} - Aktuelles Datum

Automatische Speicherung (Auto-Save)

Ihre Arbeit wird automatisch gespeichert - Sie verlieren nie mehr einen Entwurf.

Entwürfe verwalten

Alle Entwürfe finden Sie unter Briefe → Entwürfe:

• Entwurf laden: Klicken Sie auf einen Entwurf, um ihn zu öffnen
• Entwurf finalisieren: „PDF erstellen" wandelt den Entwurf in einen fertigen Brief
• Entwurf löschen: Nicht mehr benötigte Entwürfe entfernen