Effiziente Aktenführung

Aussagekräftige Aktentitel

Verwenden Sie präzise Aktentitel, die den Fall sofort erkennbar machen:

• Gut: "Verkehrsunfall A7 vom 15.03.2024 - Schadensersatz"
• Schlecht: "Unfall Müller"

Regelmäßige Wiedervorlagen

Legen Sie für jeden offenen Fall mindestens eine Wiedervorlage an. So vergessen Sie keine Fristen.

Zeiterfassung optimieren

Timer verwenden

Starten Sie bei jedem Telefonat oder jeder Tätigkeit den Timer. So erfassen Sie auch kleine Zeiträume akkurat.

1. Timer starten

   Klicken Sie auf das Play-Symbol in der Zeiterfassung oder drücken Sie T.

2. Akte zuordnen

   Wählen Sie die Akte aus, für die Sie arbeiten.

3. Timer stoppen

   Nach Beendigung der Tätigkeit stoppen Sie den Timer und ergänzen eine Beschreibung.

Tätigkeiten beschreiben

Dokumentieren Sie Ihre Tätigkeiten präzise. Dies hilft bei der Abrechnung und der Nachvollziehbarkeit:

• Gut: "Telefonat mit gegnerischem RA Schulze bzgl. Vergleichsangebot"
• Schlecht: "Telefonat"

Rechnungen erstellen

Zeiteinträge prüfen

Bevor Sie eine Rechnung erstellen, prüfen Sie alle zugehörigen Zeiteinträge in der Akte:

1. Akte öffnen

   Navigieren Sie zur Akte und öffnen Sie den Tab "Zeiterfassung".

2. Einträge kontrollieren

   Prüfen Sie Beschreibungen und Zeiten. Korrigieren Sie ggf. Fehler.

3. Rechnung generieren

   Klicken Sie auf "Rechnung erstellen" und wählen Sie die abzurechnenden Positionen.

Rechnungsnummern

Rechnungsnummern werden automatisch fortlaufend vergeben. Das Format können Sie unter Einstellungen → Abrechnung anpassen.

Kontakte effektiv nutzen

Wiederverwendbare Kontakte

Legen Sie häufig genutzte Kontakte einmalig an und verknüpfen Sie sie dann mit Mandanten oder Akten:

• Versicherungen: ARAG, Allianz, HUK-COBURG, etc.
• Gerichte: Amtsgericht Musterstadt, Landgericht XY
• Gegneranwälte: Kanzleien, mit denen Sie häufig zu tun haben

Datensicherung

Automatische Snapshots

KanzleiSimple erstellt automatisch Snapshots Ihrer Daten. Diese können Sie unter Einstellungen → Daten → Snapshots einsehen und ggf. wiederherstellen.

Produktivitäts-Tipps

Dashboard als Startseite

Das Dashboard zeigt Ihnen auf einen Blick:

• Fällige und überfällige Wiedervorlagen
• Aktuelle Zeiterfassung
• Zuletzt bearbeitete Akten
• Offene Rechnungen

Tastenkürzel lernen

Mit Tastenkürzel arbeiten Sie deutlich schneller. Die wichtigsten:

Strg + K	Globale Suche
G → M	Zu Mandanten
G → A	Zu Akten
N	Neuer Eintrag

Alle Tastenkürzel anzeigen →