Überblick

Das Mandantenportal ermöglicht einen sicheren, beidseitigen Dokumentenaustausch zwischen Ihrer Kanzlei und Ihren Mandanten - ohne komplizierte Registrierung.

Portal einrichten

Richten Sie das Portal für einen Mandanten in wenigen Schritten ein.

Schritt 1: Mandant öffnen

1. Navigieren Sie zu Mandanten
2. Öffnen Sie den gewünschten Mandanten
3. Wechseln Sie zum Reiter „Portal"

Schritt 2: Einladung senden

1. Klicken Sie auf „Einladen"
2. Der Mandant erhält eine E-Mail mit dem Portal-Link
3. Ein 16-stelliger Zugangscode wird separat per E-Mail gesendet

Mandanten-Zugang verlängern

Ist das Portal abgelaufen, können Sie den Zugang um weitere 30 Tage verlängern:

1. Öffnen Sie den Mandanten → Reiter „Portal"
2. Klicken Sie auf „Verlängern"
3. Der Mandant erhält keine neue E-Mail - der bestehende Link funktioniert wieder

Portal deaktivieren

Sie können das Portal jederzeit deaktivieren:

1. Öffnen Sie den Mandanten → Reiter „Portal"
2. Klicken Sie auf „Deaktivieren"
3. Der Mandant kann nicht mehr zugreifen, bis Sie ihn erneut einladen

Dokumente freigeben

Geben Sie Dokumente aus Akten für Ihre Mandanten im Portal frei.

Einzelnes Dokument freigeben

1. Öffnen Sie eine Akte des Mandanten
2. Klicken Sie bei einem Dokument auf „Für Portal freigeben"
3. Das Dokument erscheint sofort im Mandantenportal
4. Der Mandant erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail

Mehrere Dokumente freigeben

1. Öffnen Sie den Mandanten → Reiter „Portal"
2. Sehen Sie alle verfügbaren Dokumente aus den Akten
3. Wählen Sie die gewünschten Dokumente aus
4. Klicken Sie auf „Ausgewählte freigeben"

Mandanten-Uploads

Mandanten können über das Portal Dokumente an Sie senden.

Wie Mandanten Dokumente hochladen

1. Mandant öffnet das Portal über den Link
2. Mandant gibt den Zugangscode ein
3. Im Bereich „Dokumente hochladen" kann er Dateien auswählen
4. Upload startet automatisch nach Auswahl

Benachrichtigung erhalten

Wenn ein Mandant ein Dokument hochlädt, werden Sie benachrichtigt:

• E-Mail-Benachrichtigung an den Portal-Ersteller
• In-App-Benachrichtigung für alle Kanzlei-Benutzer

Dokumente in Akte importieren

Hochgeladene Mandanten-Dokumente können Sie mit einem Klick in die Akte übernehmen:

1. Öffnen Sie den Mandanten → Reiter „Portal"
2. Sehen Sie alle vom Mandanten hochgeladenen Dokumente
3. Klicken Sie auf „In Akte importieren"
4. Wählen Sie die Ziel-Akte (falls mehrere vorhanden)
5. Das Dokument wird als Aktendokument gespeichert

Sicherheit

Das Mandantenportal wurde mit höchsten Sicherheitsstandards entwickelt.

Zugangskontrolle

Maßnahme	Beschreibung
Token-basierter Link	43-stelliger, kryptografisch sicherer Token in der URL
16-stelliger Zugangscode	Alphanumerischer Code, getrennt per E-Mail versendet
Neuer Code pro Zugriff	Bei jedem Login wird ein neuer Zugangscode generiert
Zeitliche Begrenzung	Portal-Zugang läuft nach 30 Tagen automatisch ab

Datensicherheit

Maßnahme	Beschreibung
Verschlüsselte Speicherung	Alle Dokumente werden mit AES-256 verschlüsselt
HTTPS-Verbindung	Transportverschlüsselung mit TLS 1.3
Mandantentrennung	Jeder Mandant sieht nur seine eigenen Dokumente
Zugriffs-Protokollierung	Jeder Portal-Zugriff wird protokolliert

Verwaltungsfunktionen

• Sofortige Deaktivierung: Portal jederzeit abschaltbar
• Zugriffshistorie: Wann hat der Mandant zugegriffen?
• Dokumenten-Übersicht: Welche Dokumente wurden freigegeben/hochgeladen?