Was sind Artikel?

Artikel sind vordefinierte Leistungspositionen und Auslagenvorlagen, die Sie einmalig anlegen und dann bei der Rechnungserstellung immer wieder verwenden können. Typische Beispiele sind Pauschalen, Kopierkosten, Portogebühren oder regelmäßig abgerechnete Dienstleistungen.

Artikel funktionieren als Vorlagen: Wenn Sie einen Artikel in eine Rechnung übernehmen, werden Bezeichnung, Preis und Einheit automatisch übertragen. Nachträgliche Änderungen am Artikel haben keinen Einfluss auf bereits erstellte Rechnungen.

Kategorien

Jeder Artikel wird einer der drei Kategorien zugeordnet:

Kategorie	Verwendung	Beispiele
Auslage	Durchlaufende Kosten, die dem Mandanten weiterberechnet werden	Porto, Kopien, Gerichtsgebühren, Zustellkosten
Dienstleistung	Erbrachte Leistungen mit individuellem Stundensatz oder Festpreis	Beratungsstunde, Recherche, Übersetzung
Pauschale	Pauschal abgerechnete Positionen mit Festbetrag	Kommunikationspauschale, Aktenpauschale

Die Kategorisierung dient der Übersichtlichkeit – in der Rechnungsmaske werden Artikel gruppiert nach Kategorie angezeigt, sodass Sie die gewünschte Position schnell finden.

Artikel erstellen

Navigieren Sie zu Finanzen → Artikel und klicken Sie auf Neuer Artikel.

Felder

Feld	Beschreibung	Pflichtfeld
Bezeichnung	Name des Artikels, wie er in der Rechnung erscheint	Ja
Beschreibung	Optionale Detailbeschreibung für interne Zwecke	Nein
Stückpreis	Preis pro Einheit in Euro (netto)	Ja
Einheit	Abrechnungseinheit, z.B. „Stück", „Stunden", „Seiten", „Pauschal"	Nein (Standard: Stück)
Kategorie	Auslage, Dienstleistung oder Pauschale	Ja
MwSt.-befreit	Wenn aktiv, wird für diesen Artikel keine Mehrwertsteuer berechnet	Nein (Standard: nein)
Aktiv	Inaktive Artikel erscheinen nicht mehr in der Rechnungsmaske	Nein (Standard: ja)

Artikel bearbeiten & löschen

In der Artikelliste (Finanzen → Artikel) können Sie jeden Eintrag über die Schaltflächen in der Zeile bearbeiten oder löschen.

Artikel deaktivieren statt löschen

Wenn ein Artikel nicht mehr genutzt werden soll, aber noch in alten Rechnungen referenziert wird, empfiehlt sich das Deaktivieren anstelle des Löschens. Deaktivierte Artikel tauchen nicht mehr in der Auswahl bei neuen Rechnungen auf, bleiben aber in der Historie erhalten.

Verwendung in Rechnungen

Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Rechnung können Sie unter Position hinzufügen direkt auf Ihre Artikel zugreifen:

1. Position hinzufügen

   Klicken Sie in der Rechnungsmaske auf + Position hinzufügen.

2. Artikel auswählen

   Wählen Sie im Dropdown einen gespeicherten Artikel aus. Bezeichnung, Stückpreis und Einheit werden automatisch übertragen.

3. Menge anpassen

   Passen Sie die Menge nach Bedarf an. Der Gesamtbetrag der Position wird automatisch berechnet (Menge × Stückpreis).

4. Beschreibung anpassen (optional)

   Die übertragene Bezeichnung kann für diese Rechnungsposition individuell angepasst werden, ohne den Ursprungsartikel zu verändern.

Mehrwertsteuer

Rechtsanwälte sind grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig und berechnen 19 % MwSt. auf ihre Leistungen. Bestimmte Positionen können jedoch von der Umsatzsteuer befreit sein:

• Gerichtsgebühren und Gerichtskostenvorschüsse – werden ohne MwSt. weitergegeben
• Fremdkosten – durchlaufende Posten, die nicht zur Vergütung gehören

Setzen Sie für solche Artikel die Option MwSt.-befreit, damit auf diese Position keine Mehrwertsteuer aufgeschlagen wird.