Übersicht

Tags sind farbige Labels, die Sie Ihren Dokumenten zuweisen können. Damit lassen sich Dokumente aktenübergreifend kategorisieren und schnell wiederfinden. Jede Kanzlei hat ihre eigenen Tags — Sie können beliebig viele erstellen.

• 10 Farben zur visuellen Unterscheidung
• Multi-Tag-Filterung — mehrere Tags gleichzeitig filtern
• Auto-Tag-Regeln für automatisches Taggen beim Upload
• Dokumentensuche innerhalb getaggter Dokumente

Tags erstellen

Erstellen Sie Tags passend zu Ihrem Arbeitsablauf, z.B. "Vertraulich", "Dringend", "Vollmacht" oder "Entwurf".

1. Tag-Übersicht öffnen

   Klicken Sie in der Seitenleiste auf Tags, um die Tag-Übersicht zu öffnen.

2. Neuen Tag anlegen

   Klicken Sie auf Neuer Tag. Geben Sie einen Namen ein, z.B. "Vertraulich".

3. Farbe wählen

   Wählen Sie eine der 10 verfügbaren Farben aus. Die Farbe wird in der Tag-Cloud und bei Dokumenten angezeigt.

4. Speichern

   Klicken Sie auf Speichern. Der Tag ist sofort verfügbar und kann Dokumenten zugewiesen werden.

Dokumente taggen

Weisen Sie Ihren Dokumenten Tags zu, um sie später schnell wiederzufinden.

1. Akte öffnen

   Navigieren Sie zur gewünschten Akte und wechseln Sie zum Tab Dokumente.

2. Dokument auswählen

   Klicken Sie auf das Dokument, dem Sie Tags zuweisen möchten.

3. Tags zuweisen

   Im Bereich Tags können Sie vorhandene Tags auswählen oder direkt einen neuen Tag erstellen. Klicken Sie auf einen Tag, um ihn zuzuweisen oder zu entfernen.

Tag-Farben

Jeder Tag hat eine Farbe, die bei der visuellen Zuordnung hilft. Es stehen 10 Farben zur Auswahl:

Farbe	Beispiel-Verwendung
Grau	Allgemein, Sonstiges
Rot	Dringend, Wichtig
Orange	In Bearbeitung
Gelb	Zur Prüfung
Grün	Erledigt, Freigegeben
Teal	Entwurf
Blau	Korrespondenz
Indigo	Vertraulich
Lila	Intern
Pink	Mandant

Multi-Tag-Filterung

Die Tag-Übersicht ermöglicht es Ihnen, Dokumente aktenübergreifend nach einem oder mehreren Tags zu filtern.

1. Tag-Übersicht öffnen

   Klicken Sie in der Seitenleiste auf Tags.

2. Tags auswählen

   Klicken Sie auf einen oder mehrere Tags in der Tag-Cloud. Die Dokumentenliste wird sofort gefiltert und zeigt nur Dokumente an, die mindestens einen der ausgewählten Tags tragen.

3. Zusätzlich suchen

   Nutzen Sie das Suchfeld, um innerhalb der gefilterten Dokumente nach Titel, Beschreibung oder Dateiname zu suchen.

Auto-Tag-Regeln

Mit Auto-Tag-Regeln werden Dokumente beim Hochladen automatisch getaggt. So sparen Sie sich die manuelle Zuordnung für wiederkehrende Muster.

Regeltypen

Regeltyp	Beschreibung	Beispiel
Nach Kategorie	Tag wird zugewiesen, wenn das Dokument eine bestimmte Kategorie hat	Kategorie "Rechnung" → Tag "Finanzen"
Nach Mandant	Tag wird zugewiesen, wenn das Dokument zu einem bestimmten Mandanten gehört	Mandant Müller → Tag "Müller"
Nach Rechtsgebiet	Tag wird zugewiesen, wenn die Akte ein bestimmtes Rechtsgebiet hat	Arbeitsrecht → Tag "Arbeitsrecht"
Nach Dateiname	Tag wird zugewiesen, wenn der Dateiname einen bestimmten Text enthält	"vollmacht" im Namen → Tag "Vollmacht"

Regel erstellen

1. Auto-Tag-Regeln öffnen

   Wechseln Sie in der Tag-Übersicht zum Tab Auto-Tag-Regeln.

2. Neue Regel anlegen

   Klicken Sie auf Neue Regel und geben Sie einen beschreibenden Namen ein, z.B. "Rechnungen taggen".

3. Tag und Regeltyp festlegen

   Wählen Sie den Ziel-Tag, den Regeltyp und den entsprechenden Wert. Beispiel: Regeltyp "Nach Kategorie", Wert "Rechnung", Tag "Finanzen".

4. Speichern und aktivieren

   Speichern Sie die Regel. Sie ist sofort aktiv und wird bei jedem neuen Dokument-Upload geprüft.